????? ??????????

یوهانا اولسون الکساندر، در دایره المعارف سیستم های اطلاعاتی، 2003

X.A. مجوزها و قراردادها
انتظارات و استانداردهای مربوط به محتوای الکترونیکی و مجوز پایگاه داده در مقایسه با چندین سال پیش نسبتاً استاندارد است. دیویس (در انسور، صفحات 368-372) نگرانی‌هایی را که باید در قراردادهای IS و موافقت‌نامه‌های مجوز پرداخته شود، مورد بحث قرار می‌دهد، از جمله:

•
طرفین قرارداد

•
حقوق مالکیت

•
حقوق اجاره

•
کاربران

•
دسترسی داشته باشید

•
پایگاه های داده

•
نتایج جستجو

•
نرم افزار

•
نگهداری محصول

•
کنترل دسترسی

•
هزینه ها و جریمه های پنهان

•
شرایط قرارداد و فسخ

•
بندهای ضمانت، مسئولیت و غرامت.

شورای منابع کتابخانه‌ای و اطلاعاتی از یک وب‌سایت به نام LIBLICENSE حمایت می‌کند که زبان قرارداد مدل و اطلاعاتی درباره صدور مجوز منابع الکترونیکی (http://www.library.yale.edu/∼license/index.shtml) ارائه می‌کند. ICOLC "راهنمای مسائل فنی در درخواست برای پیشنهاد (RFP) الزامات و مذاکرات قرارداد" (http://www.library.yale.edu/consortia/techissuespr.html) را توسعه داده است. خازن الکترولیتی این دستورالعمل ها به ویژه در بررسی الزامات فنی، نرم افزار، سخت افزار و تنظیمات شبکه یک پایگاه داده یا سیستم الکترونیکی مفید هستند.

مدیریت اطلاعات و سوابق در یک شرکت
در E-Discovery: Creating and Managing an Enterprisewide Program, 2009

ریسک و هزینه دادرسی را مدیریت کنید
بهترین حمله یک دفاع خوب است. این کلمات به ویژه در مورد شرکت هایی که اغلب با دستورات کشف قانونی مواجه می شوند صادق است. بسیاری از حوزه های قضایی در حال به روز رسانی و بازنگری قوانین هستند و رویه قضایی در رابطه با درخواست ها، جمع آوری و افشای اطلاعات الکترونیکی در حال تحول است. اصلاح قوانین فدرال آیین دادرسی مدنی ایالات متحده در سال 2006، به ویژه، تأثیر قابل توجهی بر نحوه تنظیم سوابق و برنامه های انطباق در داخل شرکت ها داشته است.

کسب و کار باید آمادگی دعوا را در چارچوب یک استراتژی کلی شرکت برای حاکمیت اطلاعات ببیند - نه صرفاً به عنوان یک نگرانی IT یا مشاور عمومی. هر یک از ذینفعان شرکت نیازهای متفاوتی دارند و گاهی اوقات این نیازهای متنوع با نیازهای گروه دیگر رقابت می کند. به عنوان مثال، در حالی که IT مایل است ذخیره آنلاین ایمیل‌ها را کاهش دهد، زیرا استفاده از سیستم تسریع می‌کند بخش‌های حقوقی و مدیریت سوابق خواستار حفظ اطلاعات بیشتر و برای مدت طولانی‌تر هستند. این مهم است که هر یک از ذینفعان شرکتی نیازهای یک کسب و کار دیگری را درک کنند. در غیر این صورت IT ممکن است سهمیه‌های ذخیره‌سازی صندوق ورودی کاربر را اعمال کند، که منجر به حذف ایمیل‌ها یا بارگذاری آن‌ها در فایل‌های بایگانی شخصی فرار و مدیریت نشده توسط کاربران می‌شود.

خازن الکترولیتی حرکت های کشف بر CIO نیز تأثیر می گذارد - اغلب، وکیل حقوقی به سادگی مجوز دسترسی یا تخصص فنی برای اجرای جستجوهای پیچیده در سراسر سازمان را ندارند. در عوض، بخش حقوقی با چالش‌های بسیار متفاوتی مواجه است، مانند هزینه‌های سرسام‌آور اکتشاف و پشتیبانی دعاوی، پاسخگویی به درخواست‌های کشف در بازه‌های زمانی بسیار کوتاه، و پوشش هزینه‌های تولید طیف وسیعی از مواد فیزیکی و فیزیکی. محتوای الکترونیکی برای درخواست کشف دشمن در نهایت، بخش انطباق و مدیران سوابق تحت فشار هستند، زیرا آنها سال ها در تلاش برای تأکید بر اهمیت مدیریت مناسب سوابق تجاری بوده اند و اغلب در مدیریت انواع محتوای الکترونیکی جدید و نوظهور به طور قابل توجهی عقب هستند. اما اکنون که محتوا را می توان با فشار دادن دکمه ارسال در یک ایمیل توزیع کرد، بسیاری از رویکردهای سنتی برای مدیریت سوابق باید دوباره مورد بازبینی قرار گیرند. با گسترش تعریف اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی موضوع کشف، دامنه آنچه که یک سابقه تجاری را تشکیل می دهد، به طور قابل توجهی گسترش یافته است.

مفهوم نقشه داده - اساساً راهنمای موجودی محتوای الکترونیکی و ذخیره‌های داده در داخل شرکت - به عنوان بهترین روش برای مشاغل فعال که می‌خواهند از آمادگی برای برآورده کردن الزامات و درخواست‌های FRCP پس از سال 2006 اطمینان حاصل کنند، ظاهر شده است. مخاطبان این نقشه داده مدیریت فناوری اطلاعات نیستند، بلکه مشاوران عمومی، انطباق، و افسران سوابق هستند که باید در صورت صدور دستور توقف در مورد محتوای الکترونیکی داخلی، اقدام کنند. پنج نکته اساسی که یک برنامه ایده آل را مشخص می کند، به عنوان اصول راهنما ظاهر شده است:

▪
طبقه‌بندی و سیاست‌های نگهداری سوابق قابل دفاع: شرکت‌ها باید ایمیل‌ها و سایر محتوای الکترونیکی را با قوانین و مقررات قابل اجرا ترسیم کنند تا مدت زمان ذخیره‌سازی و هر گونه مسائل مربوط به حفظ حریم خصوصی را تعیین کنند که تخریب یا مدیریت را تعیین می‌کند.

▪
ساخته شده بر روی یک چارچوب مدیریت چرخه حیات محتوا: فرآیندهای خودکار، ایمن و رسمی تایید شده برای حفظ، ذخیره و حفظ سوابق.

▪
گسترش به کل شرکت: اختیار متمرکز و دسترسی به مدیریت تمام محتوای شرکت، از جمله سرورهای ایمیل و سایت‌های همکاری تیمی.

▪
ارائه یکپارچه سازی یکپارچه با سیستم های پشتیبانی کشف و دعاوی: برای تسریع در جمع آوری، حفظ، بررسی و تولید

یوهانا اولسون الکساندر، در دایره المعارف سیستم های اطلاعاتی، 2003

X.A. مجوزها و قراردادها
انتظارات و استانداردهای مربوط به محتوای الکترونیکی و مجوز پایگاه داده در مقایسه خازن الکترولیتی با چندین سال پیش نسبتاً استاندارد است. دیویس (در انسور، صفحات 368-372) نگرانی‌هایی را که باید در قراردادهای IS و موافقت‌نامه‌های مجوز پرداخته شود، مورد بحث قرار می‌دهد، از جمله:

•
طرفین قرارداد

•
حقوق مالکیت

•
حقوق اجاره

•
کاربران

•
دسترسی داشته باشید

•
پایگاه های داده

•
نتایج جستجو

•
نرم افزار

•
نگهداری محصول

•
کنترل دسترسی

•
هزینه ها و جریمه های پنهان

•
شرایط قرارداد و فسخ

•
بندهای ضمانت، مسئولیت و غرامت.

شورای منابع کتابخانه‌ای و اطلاعاتی از یک وب‌سایت به نام LIBLICENSE حمایت می‌کند که زبان قرارداد مدل و اطلاعاتی درباره صدور مجوز منابع الکترونیکی (http://www.library.yale.edu/∼license/index.shtml) ارائه می‌کند. ICOLC "راهنمای مسائل فنی در درخواست برای پیشنهاد (RFP) الزامات و مذاکرات قرارداد" (http://www.library.yale.edu/consortia/techissuespr.html) را توسعه داده است. این دستورالعمل ها به ویژه در بررسی الزامات فنی، نرم افزار، سخت افزار و تنظیمات شبکه یک پایگاه داده یا سیستم الکترونیکی مفید هستند.

مدیریت اطلاعات و سوابق در یک شرکت
در E-Discovery: Creating and Managing an Enterprisewide Program, 2009

ریسک و هزینه دادرسی را مدیریت کنید
بهترین حمله یک دفاع خوب است. این کلمات به ویژه در مورد شرکت هایی که اغلب با دستورات کشف قانونی مواجه می شوند صادق است. بسیاری از حوزه های قضایی در حال به روز رسانی و بازنگری قوانین هستند و رویه قضایی در رابطه با درخواست ها، جمع آوری و افشای اطلاعات الکترونیکی در حال تحول است. اصلاح قوانین فدرال آیین دادرسی مدنی ایالات متحده در سال 2006، به ویژه، تأثیر قابل توجهی بر نحوه تنظیم سوابق و برنامه های انطباق در داخل شرکت ها داشته است.

کسب و کار باید آمادگی دعوا را در چارچوب یک استراتژی کلی شرکت برای حاکمیت اطلاعات ببیند - نه صرفاً به عنوان یک نگرانی IT یا مشاور عمومی. هر یک از ذینفعان شرکت نیازهای متفاوتی دارند و گاهی اوقات این نیازهای متنوع با نیازهای گروه دیگر رقابت می کند. به عنوان مثال، در حالی که IT مایل است ذخیره آنلاین ایمیل‌ها را کاهش دهد، زیرا استفاده از سیستم تسریع می‌کند بخش‌های حقوقی و مدیریت سوابق خواستار حفظ اطلاعات بیشتر و برای مدت طولانی‌تر هستند. این مهم است که هر یک از ذینفعان شرکتی نیازهای یک کسب و کار دیگری را درک کنند. در غیر این صورت IT ممکن است سهمیه‌های ذخیره‌سازی صندوق ورودی کاربر را اعمال کند، که منجر به حذف ایمیل‌ها یا بارگذاری آن‌ها در فایل‌های بایگانی شخصی فرار و مدیریت نشده توسط کاربران می‌شود. حرکت های کشف بر CIO نیز تأثیر می گذارد - اغلب، وکیل حقوقی به سادگی مجوز دسترسی یا تخصص فنی برای اجرای جستجوهای پیچیده در سراسر سازمان را ندارند. در عوض، بخش حقوقی با چالش‌های بسیار متفاوتی مواجه است، مانند هزینه‌های سرسام‌آور اکتشاف و پشتیبانی دعاوی، پاسخگویی به درخواست‌های کشف در بازه‌های زمانی بسیار کوتاه، و پوشش هزینه‌های تولید طیف وسیعی از مواد فیزیکی و فیزیکی. محتوای الکترونیکی برای درخواست کشف دشمن در نهایت، بخش انطباق و مدیران سوابق تحت فشار هستند، زیرا آنها سال ها در تلاش برای تأکید بر اهمیت مدیریت مناسب سوابق تجاری بوده اند و اغلب در مدیریت انواع محتوای الکترونیکی جدید و نوظهور به طور قابل توجهی عقب هستند. اما اکنون که محتوا را می توان با فشار دادن دکمه ارسال در یک ایمیل توزیع کرد، بسیاری از رویکردهای سنتی برای مدیریت سوابق باید دوباره مورد بازبینی قرار گیرند. با گسترش تعریف اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی موضوع کشف، دامنه آنچه که یک سابقه تجاری را تشکیل می دهد، به طور قابل توجهی گسترش یافته است.

مفهوم نقشه داده - اساساً راهنمای موجودی محتوای الکترونیکی و ذخیره‌های داده در داخل شرکت - به عنوان بهترین روش برای مشاغل خازن الکترولیتی فعال که می‌خواهند از آمادگی برای برآورده کردن الزامات و درخواست‌های FRCP پس از سال 2006 اطمینان حاصل کنند، ظاهر شده است. مخاطبان این نقشه داده مدیریت فناوری اطلاعات نیستند، بلکه مشاوران عمومی، انطباق، و افسران سوابق هستند که باید در صورت صدور دستور توقف در مورد محتوای الکترونیکی داخلی، اقدام کنند. پنج نکته اساسی که یک برنامه ایده آل را مشخص می کند، به عنوان اصول راهنما ظاهر شده است:

▪
طبقه‌بندی و سیاست‌های نگهداری سوابق قابل دفاع: شرکت‌ها باید ایمیل‌ها و سایر محتوای الکترونیکی را با قوانین و مقررات قابل اجرا ترسیم کنند تا مدت زمان ذخیره‌سازی و هر گونه مسائل مربوط به حفظ حریم خصوصی را تعیین کنند که تخریب یا مدیریت را تعیین می‌کند.

▪
ساخته شده بر روی یک چارچوب مدیریت چرخه حیات محتوا: فرآیندهای خودکار، ایمن و رسمی تایید شده برای حفظ، ذخیره و حفظ سوابق.

▪
گسترش به کل شرکت: اختیار متمرکز و دسترسی به مدیریت تمام محتوای شرکت، از جمله سرورهای ایمیل و سایت‌های همکاری تیمی.

▪
ارائه یکپارچه سازی یکپارچه با سیستم های پشتیبانی کشف و دعاوی: برای تسریع در جمع آوری، حفظ، بررسی و تولید

یوهانا اولسون الکساندر، در دایره المعارف سیستم های اطلاعاتی، 2003

X.A. مجوزها و قراردادها
انتظارات و استانداردهای مربوط به محتوای الکترونیکی و مجوز پایگاه داده در مقایسه با چندین سال پیش نسبتاً استاندارد است. دیویس (در انسور، صفحات 368-372) نگرانی‌هایی را که باید در قراردادهای IS و موافقت‌نامه‌های مجوز پرداخته شود، مورد بحث قرار می‌دهد، از جمله:

•
طرفین قرارداد

•
حقوق مالکیت

•
حقوق اجاره

•
کاربران

•
دسترسی داشته باشید

•
پایگاه های داده

•
نتایج جستجو

•
نرم افزار

•
نگهداری محصول

•
کنترل دسترسی

•
هزینه ها و جریمه های پنهان

•
شرایط قرارداد و فسخ

•
بندهای ضمانت، مسئولیت و غرامت.

شورای منابع کتابخانه‌ای و اطلاعاتی از یک وب‌سایت به نام LIBLICENSE حمایت می‌کند که زبان قرارداد مدل و اطلاعاتی درباره صدور مجوز منابع الکترونیکی (http://www.library.yale.edu/∼license/index.shtml) ارائه می‌کند. ICOLC "راهنمای مسائل فنی در درخواست برای پیشنهاد (RFP) الزامات و مذاکرات قرارداد" (http://www.library.yale.edu/consortia/techissuespr.html) را توسعه داده است. خازن الکترولیتی این دستورالعمل ها به ویژه در بررسی الزامات فنی، نرم افزار، سخت افزار و تنظیمات شبکه یک پایگاه داده یا سیستم الکترونیکی مفید هستند.

مدیریت اطلاعات و سوابق در یک شرکت
در E-Discovery: Creating and Managing an Enterprisewide Program, 2009

ریسک و هزینه دادرسی را مدیریت کنید
بهترین حمله یک دفاع خوب است. این کلمات به ویژه در مورد شرکت هایی که اغلب با دستورات کشف قانونی مواجه می شوند صادق است. بسیاری از حوزه های قضایی در حال به روز رسانی و بازنگری قوانین هستند و رویه قضایی در رابطه با درخواست ها، جمع آوری و افشای اطلاعات الکترونیکی در حال تحول است. اصلاح قوانین فدرال آیین دادرسی مدنی ایالات متحده در سال 2006، به ویژه، تأثیر قابل توجهی بر نحوه تنظیم سوابق و برنامه های انطباق در داخل شرکت ها داشته است.

کسب و کار باید آمادگی دعوا را در چارچوب یک استراتژی کلی شرکت برای حاکمیت اطلاعات ببیند - نه صرفاً به عنوان یک نگرانی IT یا مشاور عمومی. هر یک از ذینفعان شرکت نیازهای متفاوتی دارند و گاهی اوقات این نیازهای متنوع با نیازهای گروه دیگر رقابت می کند. به عنوان مثال، در حالی که IT مایل است ذخیره آنلاین ایمیل‌ها را کاهش دهد، زیرا استفاده از سیستم تسریع می‌کند بخش‌های حقوقی و مدیریت سوابق خواستار حفظ اطلاعات بیشتر و برای مدت طولانی‌تر هستند. این مهم است که هر یک از ذینفعان شرکتی نیازهای یک کسب و کار دیگری را درک کنند. در غیر این صورت IT ممکن است سهمیه‌های ذخیره‌سازی صندوق ورودی کاربر را اعمال کند، که منجر به حذف ایمیل‌ها یا بارگذاری آن‌ها در فایل‌های بایگانی شخصی فرار و مدیریت نشده توسط کاربران می‌شود.

خازن الکترولیتی حرکت های کشف بر CIO نیز تأثیر می گذارد - اغلب، وکیل حقوقی به سادگی مجوز دسترسی یا تخصص فنی برای اجرای جستجوهای پیچیده در سراسر سازمان را ندارند. در عوض، بخش حقوقی با چالش‌های بسیار متفاوتی مواجه است، مانند هزینه‌های سرسام‌آور اکتشاف و پشتیبانی دعاوی، پاسخگویی به درخواست‌های کشف در بازه‌های زمانی بسیار کوتاه، و پوشش هزینه‌های تولید طیف وسیعی از مواد فیزیکی و فیزیکی. محتوای الکترونیکی برای درخواست کشف دشمن در نهایت، بخش انطباق و مدیران سوابق تحت فشار هستند، زیرا آنها سال ها در تلاش برای تأکید بر اهمیت مدیریت مناسب سوابق تجاری بوده اند و اغلب در مدیریت انواع محتوای الکترونیکی جدید و نوظهور به طور قابل توجهی عقب هستند. اما اکنون که محتوا را می توان با فشار دادن دکمه ارسال در یک ایمیل توزیع کرد، بسیاری از رویکردهای سنتی برای مدیریت سوابق باید دوباره مورد بازبینی قرار گیرند. با گسترش تعریف اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی موضوع کشف، دامنه آنچه که یک سابقه تجاری را تشکیل می دهد، به طور قابل توجهی گسترش یافته است.

مفهوم نقشه داده - اساساً راهنمای موجودی محتوای الکترونیکی و ذخیره‌های داده در داخل شرکت - به عنوان بهترین روش برای مشاغل فعال که می‌خواهند از آمادگی برای برآورده کردن الزامات و درخواست‌های FRCP پس از سال 2006 اطمینان حاصل کنند، ظاهر شده است. مخاطبان این نقشه داده مدیریت فناوری اطلاعات نیستند، بلکه مشاوران عمومی، انطباق، و افسران سوابق هستند که باید در صورت صدور دستور توقف در مورد محتوای الکترونیکی داخلی، اقدام کنند. پنج نکته اساسی که یک برنامه ایده آل را مشخص می کند، به عنوان اصول راهنما ظاهر شده است:

▪
طبقه‌بندی و سیاست‌های نگهداری سوابق قابل دفاع: شرکت‌ها باید ایمیل‌ها و سایر محتوای الکترونیکی را با قوانین و مقررات قابل اجرا ترسیم کنند تا مدت زمان ذخیره‌سازی و هر گونه مسائل مربوط به حفظ حریم خصوصی را تعیین کنند که تخریب یا مدیریت را تعیین می‌کند.

▪
ساخته شده بر روی یک چارچوب مدیریت چرخه حیات محتوا: فرآیندهای خودکار، ایمن و رسمی تایید شده برای حفظ، ذخیره و حفظ سوابق.

▪
گسترش به کل شرکت: اختیار متمرکز و دسترسی به مدیریت تمام محتوای شرکت، از جمله سرورهای ایمیل و سایت‌های همکاری تیمی.

▪
ارائه یکپارچه سازی یکپارچه با سیستم های پشتیبانی کشف و دعاوی: برای تسریع در جمع آوری، حفظ، بررسی و تولید

یوهانا اولسون الکساندر، در دایره المعارف سیستم های اطلاعاتی، 2003

X.A. مجوزها و قراردادها
انتظارات و استانداردهای مربوط به محتوای الکترونیکی و مجوز پایگاه داده در مقایسه خازن الکترولیتی با چندین سال پیش نسبتاً استاندارد است. دیویس (در انسور، صفحات 368-372) نگرانی‌هایی را که باید در قراردادهای IS و موافقت‌نامه‌های مجوز پرداخته شود، مورد بحث قرار می‌دهد، از جمله:

•
طرفین قرارداد

•
حقوق مالکیت

•
حقوق اجاره

•
کاربران

•
دسترسی داشته باشید

•
پایگاه های داده

•
نتایج جستجو

•
نرم افزار

•
نگهداری محصول

•
کنترل دسترسی

•
هزینه ها و جریمه های پنهان

•
شرایط قرارداد و فسخ

•
بندهای ضمانت، مسئولیت و غرامت.

شورای منابع کتابخانه‌ای و اطلاعاتی از یک وب‌سایت به نام LIBLICENSE حمایت می‌کند که زبان قرارداد مدل و اطلاعاتی درباره صدور مجوز منابع الکترونیکی (http://www.library.yale.edu/∼license/index.shtml) ارائه می‌کند. ICOLC "راهنمای مسائل فنی در درخواست برای پیشنهاد (RFP) الزامات و مذاکرات قرارداد" (http://www.library.yale.edu/consortia/techissuespr.html) را توسعه داده است. این دستورالعمل ها به ویژه در بررسی الزامات فنی، نرم افزار، سخت افزار و تنظیمات شبکه یک پایگاه داده یا سیستم الکترونیکی مفید هستند.

مدیریت اطلاعات و سوابق در یک شرکت
در E-Discovery: Creating and Managing an Enterprisewide Program, 2009

ریسک و هزینه دادرسی را مدیریت کنید
بهترین حمله یک دفاع خوب است. این کلمات به ویژه در مورد شرکت هایی که اغلب با دستورات کشف قانونی مواجه می شوند صادق است. بسیاری از حوزه های قضایی در حال به روز رسانی و بازنگری قوانین هستند و رویه قضایی در رابطه با درخواست ها، جمع آوری و افشای اطلاعات الکترونیکی در حال تحول است. اصلاح قوانین فدرال آیین دادرسی مدنی ایالات متحده در سال 2006، به ویژه، تأثیر قابل توجهی بر نحوه تنظیم سوابق و برنامه های انطباق در داخل شرکت ها داشته است.

کسب و کار باید آمادگی دعوا را در چارچوب یک استراتژی کلی شرکت برای حاکمیت اطلاعات ببیند - نه صرفاً به عنوان یک نگرانی IT یا مشاور عمومی. هر یک از ذینفعان شرکت نیازهای متفاوتی دارند و گاهی اوقات این نیازهای متنوع با نیازهای گروه دیگر رقابت می کند. به عنوان مثال، در حالی که IT مایل است ذخیره آنلاین ایمیل‌ها را کاهش دهد، زیرا استفاده از سیستم تسریع می‌کند بخش‌های حقوقی و مدیریت سوابق خواستار حفظ اطلاعات بیشتر و برای مدت طولانی‌تر هستند. این مهم است که هر یک از ذینفعان شرکتی نیازهای یک کسب و کار دیگری را درک کنند. در غیر این صورت IT ممکن است سهمیه‌های ذخیره‌سازی صندوق ورودی کاربر را اعمال کند، که منجر به حذف ایمیل‌ها یا بارگذاری آن‌ها در فایل‌های بایگانی شخصی فرار و مدیریت نشده توسط کاربران می‌شود. حرکت های کشف بر CIO نیز تأثیر می گذارد - اغلب، وکیل حقوقی به سادگی مجوز دسترسی یا تخصص فنی برای اجرای جستجوهای پیچیده در سراسر سازمان را ندارند. در عوض، بخش حقوقی با چالش‌های بسیار متفاوتی مواجه است، مانند هزینه‌های سرسام‌آور اکتشاف و پشتیبانی دعاوی، پاسخگویی به درخواست‌های کشف در بازه‌های زمانی بسیار کوتاه، و پوشش هزینه‌های تولید طیف وسیعی از مواد فیزیکی و فیزیکی. محتوای الکترونیکی برای درخواست کشف دشمن در نهایت، بخش انطباق و مدیران سوابق تحت فشار هستند، زیرا آنها سال ها در تلاش برای تأکید بر اهمیت مدیریت مناسب سوابق تجاری بوده اند و اغلب در مدیریت انواع محتوای الکترونیکی جدید و نوظهور به طور قابل توجهی عقب هستند. اما اکنون که محتوا را می توان با فشار دادن دکمه ارسال در یک ایمیل توزیع کرد، بسیاری از رویکردهای سنتی برای مدیریت سوابق باید دوباره مورد بازبینی قرار گیرند. با گسترش تعریف اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی موضوع کشف، دامنه آنچه که یک سابقه تجاری را تشکیل می دهد، به طور قابل توجهی گسترش یافته است.

مفهوم نقشه داده - اساساً راهنمای موجودی محتوای الکترونیکی و ذخیره‌های داده در داخل شرکت - به عنوان بهترین روش برای مشاغل خازن الکترولیتی فعال که می‌خواهند از آمادگی برای برآورده کردن الزامات و درخواست‌های FRCP پس از سال 2006 اطمینان حاصل کنند، ظاهر شده است. مخاطبان این نقشه داده مدیریت فناوری اطلاعات نیستند، بلکه مشاوران عمومی، انطباق، و افسران سوابق هستند که باید در صورت صدور دستور توقف در مورد محتوای الکترونیکی داخلی، اقدام کنند. پنج نکته اساسی که یک برنامه ایده آل را مشخص می کند، به عنوان اصول راهنما ظاهر شده است:

▪
طبقه‌بندی و سیاست‌های نگهداری سوابق قابل دفاع: شرکت‌ها باید ایمیل‌ها و سایر محتوای الکترونیکی را با قوانین و مقررات قابل اجرا ترسیم کنند تا مدت زمان ذخیره‌سازی و هر گونه مسائل مربوط به حفظ حریم خصوصی را تعیین کنند که تخریب یا مدیریت را تعیین می‌کند.

▪
ساخته شده بر روی یک چارچوب مدیریت چرخه حیات محتوا: فرآیندهای خودکار، ایمن و رسمی تایید شده برای حفظ، ذخیره و حفظ سوابق.

▪
گسترش به کل شرکت: اختیار متمرکز و دسترسی به مدیریت تمام محتوای شرکت، از جمله سرورهای ایمیل و سایت‌های همکاری تیمی.

▪
ارائه یکپارچه سازی یکپارچه با سیستم های پشتیبانی کشف و دعاوی: برای تسریع در جمع آوری، حفظ، بررسی و تولید